Stadia van zakelijke communicatie

Communicatie is een proces van interactie tussen mensen, dat betrekking heeft op de uitwisseling, evaluatie en het begrip van informatie. Als het gaat om zakelijke communicatie, worden bepaalde regels en voorschriften gebruikt die de interactie van partners comfortabeler maken. Rekening houdend met de juiste volgorde van naleving van de noodzakelijke stadia van zakelijke communicatie, zorgt het ervoor dat het gewenste resultaat wordt behaald, de voorkeur voor beide partners.

Bedrijfscommunicatie is een uit meerdere stappen bestaand proces, waarbij de interconnecties tussen mensen met specifieke behoeften worden gecreëerd en verder verbeterd. Dit proces omvat de overdracht van belangrijke informatie, de ontwikkeling van het concept van interactie, perceptie en begrip van de gesprekspartner.

Bedrijfscommunicatie heeft een aantal functies, waarvan kennis de essentie van dit soort interactie zal helpen begrijpen:

• Reputatiewaarde. In het bedrijfsleven is het gezicht van de onderneming de reputatie, die de basis vormt waarop het succes van het bedrijf in de toekomst wordt gebouwd. Om deze reden is zakelijke communicatie gericht op het onderhouden en beschermen ervan.
• Duidelijkheid en nauwkeurigheid. Een duidelijke en duidelijke definitie van doelen zorgt voor een effectieve professionele ontwikkeling, faciliteert een snelle zelforganisatie en het vormen van verantwoordelijkheid.
• Joint venture, winstgevend voor beide partijen. In zakelijke interactie kunt u niet voor het voordeel van slechts één kant zorgen. De eenheid van partners en wederzijds voordelige positie zorgt voor succes en een geweldig resultaat voor beide partijen.

Het resultaat van zakelijke communicatie hangt af van hoe zorgvuldig het proces is georganiseerd. In de structuur van zakelijke communicatie kunnen bepaalde stadia worden onderscheiden. Het bereiken van het gekoesterde doel zal helpen om de belangrijkste punten van dergelijke communicatie en gedragsnormen te leren kennen die overeenkomen met elke fase.

Deze fase omvat de directe organisatie van de vergadering. In de eerste fase is het noodzakelijk om een ​​plan te maken met specifieke vragen en verschillende oplossingen voor het probleem. Het is noodzakelijk om de standpunten van de onderhandelingspartner te analyseren en de meest voordelige relatiestrategie te kiezen; Het wordt aanbevolen om een ​​prognose te maken van het resultaat van het gesprek. De voorbereidende fase wordt voltooid door de organisatorische momenten: aanduiding van de plaats en tijd van de vergadering.

Het psychologische portret van de gesprekspartner, dat zich in uw ogen ontwikkelt, is afhankelijk van bepaalde omstandigheden, de duur van de kennis, informatie over de persoon die van andere werknemers is ontvangen. Er zijn verbale en non-verbale gedragingen, waardoor een psychologisch portret van de gesprekspartner mogelijk wordt:

• manier van spreken (inhoud, consistentie, duur, expressiviteit en eigenaardigheden van spraak);
• gebaren en gezichtsuitdrukkingen;
• specifieke acties (bewegingen en houdingen van een persoon, afstand tussen gesprekspartners, aanrakingen);
• lichamelijke bewegingen (aanraken, kloppen, strelen).

Een belangrijke functie bij het maken van een psychologisch portret voert de studie uit naar het uiterlijk van de gesprekspartner. Dit zijn voorkeuren in kleding, netheid, netheid en onberispelijke uitstraling, het volgen van modetrends of het negeren daarvan, het kopiëren van kleding die andere mensen dragen.

Het definiëren van het psychologische portret van de werknemer, is het noodzakelijk om zich te concentreren op zijn persoonlijkheid:

• aard (interesses, principes, plannen, voorkeuren);
• gedrag (competentie, levensvaardigheden, beroepservaring);
• de spirituele kant van de persoonlijkheid (unieke kenmerken van de processen en eigenschappen van de intellectuele, cognitieve en emotionele sferen);
• sociale en psychologische aspecten (status, sociale rol, levensstijl en specifieke kenmerken van werk);
• biopsychische eigenschappen (temperament, geslacht en leeftijd van de gesprekspartner, gezondheidstoestand);
• contact formatie.

Om zakelijke communicatie tot stand te brengen, is het noodzakelijk om een ​​sfeer te creëren die bevorderlijk is voor een serieus gesprek, waarbij goodwill en interesse voor een partner worden getoond. Dit draagt ​​bij aan een zachte glimlach, beleefde begroeting en een pauze, waardoor de andere persoon de kans krijgt om deel te nemen aan het gesprek en er direct aan deel te nemen.

Een standaardgesprek begint met de implementatie van de volgende acties: onthulling van doelen, prestaties van partners van de ene kant en de andere, stem van het onderwerp, presentatie van de persoon die het gesprek voert, aankondiging van de volgorde van onderzoek van de kwestie.

Deze fase is nodig om een ​​geschikt onderhandelingsplan te bepalen en de interesse in de interactie van de partner te vergroten. Deze procedure kan een grap helpen, die geschikt is voor de plaats en tijd.

Het moet ook de rollen bepalen die de partijen zullen uitvoeren in de loop van zakelijke communicatie. Het proces wordt versneld door imitatie van een partner, een spiegelbeeld van zijn houding, plastieken, tone of voice, gebaren. Na verloop van tijd (5-10 minuten) is de overgang naar de aankondiging van voorwaarden mogelijk. Gelijke posities zijn vereist. Je kunt naar een andere positie gaan, wat zich manifesteert door non-verbale communicatie.

Tijdens deze fase moet de nadruk worden gelegd op overeenkomsten, niet op verschillen. Dankzij deze onderhandelingen zal het gewenste resultaat worden bereikt. In het geval van hardnekkige verschillen, wordt aanbevolen om naar een neutrale positie te gaan die niet uw eigen beoordeling impliceert.

Vergeet niet dat dwingende redenen noodzakelijk zijn. In dit geval moet u bepaalde regels volgen:

• De presentatie van gedachten moet worden uitgevoerd met behulp van eenvoudige, begrijpelijke, nauwkeurige en overtuigende zinnen.
• Het zou passend zijn om de argumenten aan te passen aan de identiteit van de partner.
• Het is raadzaam om uw bewijsmateriaal duidelijk en duidelijk te presenteren.
• Over het probleem gesproken, je moet vastberaden zijn: je kunt niet toegeven als je zeker bent van je mening.
• Er moet altijd één zwaar bewijs in het reservaat zijn dat de stellingen bevestigt (voor het geval de gesprekspartner aan de beslissing begint te twijfelen).
• Het wordt aanbevolen om betrouwbare feiten toe te passen die de gesprekspartner helpen om onverwijld een beslissing te nemen.
• Geef niet op totdat een partner uiteindelijk zijn weigering bevestigt.
• Je zou de meest overtuigende argumenten moeten gebruiken in het voordeel van je positie, in een poging om gedachten zo uit te drukken dat ze de gesprekspartner volledig interesseren.

Bij interactie is het altijd moeilijk om verschillende discussies te vermijden. De belangrijkste taak die in een dergelijke situatie moet worden aangepakt, is om de juistheid van uw partner te bewijzen (door twijfels weg te nemen, de motieven van weerstand te bepalen, defensieve reactie, denken over tactieken). Tegelijkertijd moeten categorische beoordelingen worden vermeden, anders zal alles het tegenovergestelde effect blijken te hebben.

Als u tot een goed begrip komt, zal verdere interactie geen ernstige problemen veroorzaken. Daarna zult u een gemeenschappelijk voordeel moeten vinden. De partner moet de kans krijgen om het initiatief te nemen.

Zijn deelname aan het bereiken van het gewenste doel moet worden gemonitord. Als uw eigen beslissing veel sterker is dan die van de gesprekspartner, moet u zijn voorstel zorgvuldig overwegen en uitleggen waarom het idee moet worden verfijnd, op welke basis het winstgevender is om een ​​andere positie in te nemen.

De geformuleerde criteria moeten worden vertaald in de definitieve versie. Daarna moet je doorgaan met een overeenkomst. Aanbevolen wordt om de verplichtingen die door elk van de partijen zijn aangegaan nader te beschrijven. Zodra de beslissing is genomen, is de dank van de gesprekspartner geschikt.

De laatste fase van zakelijke communicatie speelt een zeer belangrijke rol, dus het moet dezelfde aandacht krijgen als alle voorgaande. De uiteindelijke mening heeft invloed op het imago van de gesprekspartner als geheel en op de partnerschappen die momenteel worden ondersteund en gepland. Moet doorgaan met het tonen van goede wil, respect en tact.

Zakelijke communicatie heeft voordelen en garandeert goede resultaten bij gebruik volgende regels en aanbevelingen:

• Drankjes (thee, koffie) worden aangeboden naar goeddunken van de eigenaar of tijdens langdurige onderhandelingen.
• U kunt tijdens zakelijke onderhandelingen niet bellen. Het is beter om op dit moment de telefoon uit te zetten. Het is noodzakelijk om respect te tonen voor de partner en de algemene procedure voor zakelijke interactie.
• Verlaat een kamer wanneer onderhandelen verboden is. Een uitzonderlijk geval is de behoefte aan medische zorg.
• Het bijhouden van aantekeningen is welkom, omdat dit de interesse en aandacht voor de partner benadrukt.
• Een teken van goede smaak - stel geen vragen met betrekking tot het bedrijfsgeheim van de partner. Dit helpt schaamte en ongemakkelijke houding te voorkomen.

Alles over belangrijke zakelijke communicatievaardigheden, zie de volgende video.