Psychologie van zakelijke communicatie

Tegenwoordig hebben zakenmensen veel manieren om te communiceren met klanten, collega's en andere geïnteresseerde partijen. Het begrijpen van de aard van zakelijke communicatie kan helpen bij het bereiken van de doelen van het bedrijf en bij het dagelijks beheer ervan.

In de psychologie betekent de term 'communicatie' de uitwisseling van informatie tussen mensen via een gemeenschappelijk systeem van symbolen. Deze definitie van communicatie omvat twee aspecten:

• Ten eerste is er iets dat wordt overgedragen, bijvoorbeeld feiten, gevoelens, ideeën, enzovoort. Dit betekent dat iemand tijdens het communicatieproces de verzonden informatie moet ontvangen.
• Ten tweede benadrukt de bovenstaande definitie het element van begrip in het communicatieproces. Het begrip zal alleen worden bereikt wanneer de ontvanger van het bericht dit begrijpt in dezelfde zin als de afzender. Daarom is de juiste interpretatie van de boodschap van groot belang.

Zakelijke communicatie is de uitwisseling van informatie, feiten en ideeën met betrekking tot het bedrijf. In dit tijdperk van globalisering vereist elke onderneming, groot of klein, een goede bedrijfscommunicatie, zowel in de interne als externe omgeving.

De belangrijkste kenmerken van zakelijke communicatie omvatten de volgende componenten:

• Segmentatie. Zelfs in kleine organisaties zou het een vergissing zijn om te veronderstellen dat alle werknemers dezelfde behoeften, interesses en verlangens hebben als het gaat om zakelijke communicatie. Effectieve zakelijke communicatie is gesegmenteerd om te voldoen aan de behoeften van specifieke doelgroepen. Medewerkers die in een administratieve omgeving werken, hebben bijvoorbeeld verschillende behoeften en verschillende toegang tot informatie dan werknemers die in een productieomgeving werken.
• specificiteit. Effectieve zakelijke communicatie moet specifiek zijn en hoe specifieker deze is, hoe beter deze voldoet aan zijn specificiteit.
• Nauwkeurigheid. Wanneer informatie niet juist is, gaat de geloofwaardigheid ervan verloren. De afzender van deze informatie verliest ook het vertrouwen. Effectieve zakelijke communicatie moet nauwkeurig zijn, zowel in termen van verzonden inhoud als in termen van eenvoudige dingen die grammatica, spelling en interpunctie bevatten.
• Tijdigheid. Medewerkers moeten zich bewust zijn van wat er in hun organisatie en in de externe omgeving gebeurt, omdat dit hen raakt. Tijdig communiceren met medewerkers is moeilijker dan ooit tevoren, maar het is belangrijk voor effectieve zakelijke communicatie.

• frequentie. Als een bericht maar één keer wordt verzonden, weet u niet zeker of het de ontvanger heeft bereikt. Effectieve zakelijke communicatie vereist frequente communicatie om ervoor te zorgen dat alle medewerkers over de nodige informatie beschikken. Bovendien veranderen werknemers, sommigen gaan weg, anderen worden lid van het bedrijf en dit alles vereist het bijwerken van informatie.
• Multichannel. Business heeft veel communicatiekanalen: van traditioneel (print, bulletin boards, meetings) tot nieuw (e-mail, blogs, sociale netwerksites). Al deze kanalen moeten worden gebruikt om ervoor te zorgen dat werknemers informatie ontvangen in verschillende omstandigheden.
• Immediacy. Volgens experts is directe communicatie nog steeds het meest effectief en moet deze waar mogelijk worden gebruikt. Natuurlijk kan dit in zeer grote organisaties moeilijk zijn, maar zelfs dan kunnen alternatieven videovergaderingen of het gebruik van webinars omvatten.
• Beschikbaarheid van feedback. Medewerkers moeten hun feedback, meningen en gedachten kunnen delen met managers en werkgevers. Bilaterale communicatie is effectief voor zowel werknemers als werkgevers.

Soms moet je werken met iemand die je niet leuk vindt, of met wie je gewoon niet kunt staan. Maar omwille van uw werk is het belangrijk om goede zakelijke relaties met hen te onderhouden. Probeer in dit geval de persoon te leren kennen. Hij weet waarschijnlijk heel goed dat je hem niet mag, dus zet de eerste stap: begin een vertrouwelijk gesprek of nodig hem uit om samen te dineren. Concentreer u tijdens het gesprek op het vinden van dingen die u mogelijk gemeenschappelijk heeft: vragen over familie, interesses, successen in het verleden.

Bedrijfscultuur is belangrijk voor succesvolle zakelijke communicatie. Het draagt ​​bij aan het onderhoud van zakelijke etiquette op het werk, bovendien toont onderzoek op dit gebied een directe relatie tussen de bedrijfscultuur en de handelsomzet van bedrijven.

Experts noemen zes psychologische basisprincipes van zakelijke communicatie:

• wederkerigheid. Wederkerigheid in het bedrijfsleven betekent wederzijdse verwachtingen bij de uitwisseling van waarden. Als een persoon iets geeft, wordt er verwacht dat de ontvanger ook iets terug zal geven. Wederkerigheid creëert vertrouwen tussen partners en hun relatie ontwikkelt zich ten goede.
• Overtuigingskracht. Kennis van het product, trends, onderzoeksresultaten op het gebied van onderhandeling zullen u veel overtuigender maken. Het is belangrijk om je bewustzijn te tonen om het vertrouwen van je partner te winnen.
• verplichting. Voldoe altijd aan uw verplichtingen, niet alleen geschreven, maar ook mondeling. Vergeet niet dat zelfs een handdruk een symbool van toestemming is. Als je het moeilijk vindt om te onthouden wat je op een bepaald moment hebt gezegd, noteer dat dan. U maakt de indruk van een verplicht persoon.
• Sequence. Wees altijd consequent in je acties en daden en verander nooit je zakelijke principes.
• Streven naar consensus. Consensus houdt in dat iedereen het besluit aanvaardt en ondersteunt en begrijpt de redenen voor de goedkeuring ervan. Consensus is mogelijk tussen partners als ze gemeenschappelijke waarden en doelen hebben, en er is overeenstemming tussen hen over specifieke kwesties en een gemeenschappelijke richting.
• Persoonlijke sympathie. We zijn meer geneigd om te communiceren met mensen die duidelijk maken dat ze ons leuk vinden en in wiens aanwezigheid we ons belangrijk voelen. Fysieke aantrekkingskracht speelt hierin een bepaalde rol, maar de overeenkomst is ook zeer effectief. We doen een beroep op mensen die op ons lijken qua kleding, leeftijd, sociaaleconomische status.

Communicatie is ethisch als het direct, eerlijk en wederzijds is. Als communicatie bedoeld is om de waarheid te verbergen of een ander kwaad te doen, kan het niet ethisch zijn.

Hoewel ethiek niet hetzelfde is als moraliteit, bestaat er een sterke relatie tussen deze concepten: moraliteit is ideeën over wat goed is en wat verkeerd is, en ethiek zijn gedragsprincipes die worden beïnvloed door morele overtuigingen. Daarom is de ethiek van communicatie in hoge mate afhankelijk van morele principes:

• eerlijkheid. Over het algemeen is ethische communicatie eerlijke communicatie. Hoewel er momenten zijn waarop het meer ethisch zou zijn om bijvoorbeeld te liegen tegen de vermeende moordenaar over de verblijfplaats van het potentiële slachtoffer, zijn deze gevallen eerder uitzondering dan regel. Trouwens, eerlijkheid is meer dan alleen de waarheid; het betekent open zijn, alle informatie die je hebt vrijwillig aanbieden, zelfs als dit je eigen korte-termijnbelangen bedreigt. Vertrouwen in mensen hangt nauw samen met eerlijkheid. Het creëren van een omgeving van vertrouwen is het pad naar ethische communicatie in een zakelijke omgeving.
• openheid. Openheid is een van de belangrijkste punten van ethische communicatie. In communicatie betekent dit dat je open staat voor verschillende ideeën en meningen, en dat je klaar staat om je eigen mening te uiten, zelfs als je niet verwacht dat ze worden geaccepteerd.

• loyaliteit. In de context van zakelijke communicatie betekent loyaliteit het toewijzen van de nodige tijd en middelen om kwesties volledig te bespreken. Alleen dan heeft iedereen de kans om te worden gehoord.
• Consensus opbouwen. Ethische communicatie is meer gericht op doelen dan op status. De communicatiestijl, waarin verschillende groepen zich verenigen in tegengestelde kampen en zich primair richten op hun eigen interesses, geeft niets aan de organisatie als geheel. Ethisch voor een organisatie is een communicatiestijl waarin mensen consensus zoeken, geen oppositie, en zich richten op doen wat ze kunnen voor het bedrijf. Dus, aangezien de hulp van de organisatie een morele verplichting is, is het bereiken van consensus een ethische communicatiestijl.

Er wordt aangenomen dat er zes hoofdtypen gesprekspartners zijn. Om je beter voor te bereiden op belangrijke gesprekken, is het belangrijk om te weten welk type jij bent:

• reflecterende. Je bent een reflectieve gesprekspartner, als je in het communicatieproces de stemming van je partner voelt. Je spraak is zacht, kalm, je bent gevoelig, je begrijpt de gesprekspartner en je vindt het leuk om relaties met andere mensen op te bouwen.
• De rechter. Je bent de gesprekspartner van het type 'rechter' als je onderwerpen en problemen analyseert, de belangrijkste punten ontdekt en ze dan effectief aan anderen uitlegt. Je leidt het gesprek en leidt het direct en overtuigend.
• edele. U bent een soort "nobele" gesprekspartner, als u van open communicatie houdt en andere mensen gemakkelijk met u kunnen communiceren. Je bent ook gefocust en gaat altijd recht naar het doel.
• plaatsvervanger. De gesprekspartner van het "plaatsvervangend" type is diplomatiek en gebruikt communicatie om een ​​einde te maken aan conflicten. Hij spreekt ook zacht, is charmant en zorgt ervoor dat mensen zich op hun gemak voelen.
• Socrates. De gesprekspartner van het Socrates-type is goed thuis in het oplossen van problemen en overtuigt anderen, hij houdt van lange debatten. Hij is gedetailleerd en goed geïnformeerd en zijn meningen worden door anderen gewaardeerd.
• officieel. De gesprekspartner van dit type maakt gebruik van communicatie om zijn dromen te realiseren en succesvol te worden op het werk en thuis. Dit is een inzichtelijk en strategisch ingesteld type.

Experts zeggen dat er vier basis communicatiestijlen zijn: analytisch, intuïtief, functioneel en persoonlijk. Geen enkele communicatiestijl is inherent beter dan een andere. Maar het kiezen van de verkeerde communicatiestijl voor een specifiek publiek kan problemen veroorzaken:

• Analytische stijl. Communicatie in een analytische stijl omvat het werken met harde gegevens en reële getallen. Mensen die in deze stijl communiceren, vermijden tijdens een gesprek gevoelens en emoties te uiten. Het grote voordeel van een analytische communicatiestijl is dat je problemen logisch en onpartijdig kunt analyseren. Dit betekent dat mensen zien dat je goed geïnformeerd bent en veel analytische ervaring hebt. Het potentiële nadeel van een analytische communicatiestijl is dat u het misschien koud of ongevoelig vindt.
• Intuïtieve stijl. Communiceer in een intuïtieve stijl, u geeft er de voorkeur aan om het hele plaatje volledig te bedekken en details te vermijden, uit angst om erin vast te lopen. Hierdoor kun je rechtstreeks naar het hart van het probleem gaan, in plaats van het in fasen te beschouwen. Het voordeel van deze stijl is dat u snel en accuraat kunt communiceren en gemakkelijk kunt graven in grote en complexe problemen.In een situatie die echt details vereist, hebt u mogelijk niet genoeg geduld.

• Functionele stijl. Deze stijl veronderstelt methodicalness, de beschikbaarheid van gedetailleerde plannen, nauwkeurige data. Mensen die in deze stijl communiceren, zijn goede acteurs die nooit iets missen. Een potentieel nadeel van een functionele communicatiestijl is dat u de aandacht van uw publiek kunt verliezen, vooral wanneer u praat met intuïtieve gesprekspartners.
• Persoonlijke stijl. Communicerend in persoonlijke stijl, voel je een emotionele connectie met een partner, en dit stelt je in staat uit te vinden wat hij echt denkt. Je bent een goede luisteraar en een goede diplomaat, je weet hoe je conflicten kunt oplossen, goede relaties kunt onderhouden met veel mensen. Met deze stijl kun je diepe persoonlijke relaties opbouwen. Mensen wenden je vaak tot je omdat je verschillende groepen kunt verbinden. Het nadeel van deze manier van communiceren is dat je soms gesprekspartners van een analytisch type kunt irriteren die van harde getallen en logische discussies houden.

Bekijk de volgende video voor de belangrijkste zakelijke communicatievaardigheden.