Zakelijk gesprek: regels, variëteiten en stadia

De resultaten van zakelijke relaties zijn vaak afhankelijk van persoonlijke onderhandelingen en dialogen. Zakelijke contacten die schriftelijk of telefonisch worden gemaakt, worden ontwikkeld in persoonlijke gesprekken. De deelnemers aan het interview gebruiken alle verschillende communicatieve middelen: ze gebruiken niet alleen spraak, maar ook gebaren, gezichtsuitdrukkingen en persoonlijke invloed.

Een zakelijk gesprek is meestal een gesprek met twee gesprekspartners, en daarom moeten ze rekening houden met de persoonlijke bijzonderheden van de tegenstander, zijn motieven, eigenaardigheden in de spraak en etiquette toepassen. Interpersoonlijke communicatie omvat verschillende manieren van beïnvloeding van de gesprekspartner.

Een zakelijk gesprek, dat een specifiek onderwerp heeft en persoonlijk is gericht, wordt vaak uitgevoerd binnen dezelfde organisatie tussen medewerkers. Het doel van een gesprek is de wens van een communicatiedeelnemer om woorden te gebruiken om een ​​ander of een hele groep werknemers te beïnvloeden om te duwen naar activiteiten, veranderingen in de bestaande werkomgeving of in relaties, en de kwaliteit ervan te verbeteren.

Een ander doel van het zakelijke gesprek is de noodzaak voor het management om conclusies en beslissingen te nemen op basis van de meningen en redeneringen van de werknemers.

Het voordeel van zakelijke gesprekken over andere soorten spraakcommunicatie is:

• in de snelheid van reactie op de replica's van de gesprekspartners, helpen om het gewenste resultaat te verkrijgen;
• het bewustzijn van de beheerder vergroten door rekening te houden met, controle uit te oefenen op en toezicht te houden op standpunten, oordelen, gedachten, argumenten en sceptische verklaringen die tijdens het interview werden gehoord;
• in de opportuniteit van een flexibele rationele combinatie van onderzoeksmethoden van het onderwerp in kwestie, die een gevolg is van de oplossing van het probleem en de claims van alle partijen.

Zakelijke conversatie is gericht op de implementatie van bepaalde functies:

• nieuwe richtingen vinden;
• lancering van veelbelovende projecten;
• gegevensuitwisseling;
• regulering van gestarte activiteiten;
• onderlinge communicatie van werknemers van een onderneming;
• bevordering van zakelijke contacten tussen instellingen, bedrijven en industrieën.

De resultaten van zakelijke gesprekken en vergaderingen worden niet alleen bepaald door de bereidheid hiervoor, maar ook door de opbouw van het gesprek zelf. Voorkom dat onbetwiste fouten gevestigde methoden toestaan ​​voor het houden van interviews en het naleven van hun principes. Er moet altijd een sfeer van goede wil zijn - harde uitspraken zijn onaanvaardbaar.

Het principe van rationaliteit suggereert terughoudendheid van gedrag, vooral in het geval van een partner die emotionaliteit vertoont. Gebrek aan controle over emoties heeft meestal een negatieve invloed op de beslissing. De beste oplossing kan niet worden genoemd.

Het principe van begrip is noodzakelijk, zodat de gesprekspartners contactpunten in de dialoog kunnen vinden en het gewenste effect kunnen bereiken.

In de voortzetting van het gesprek, fluctueert de concentratie van aandacht van het gesprek zelfs in de afwezigheid van dissipatieve factoren. Als u dergelijke nuances overweegt en opmerkt, moet u op dit moment nogmaals de aandacht op uzelf vestigen en het onderbroken contact hervatten.

Het principe van betrouwbaarheid dicteert de verplichting om de authenticiteit van het informeren van de gesprekspartner te handhaven - zelfs als hij onjuiste informatie geeft. Het komt de dialoog ten goede en stelt u in staat uw gewenste doelen te bereiken.

Een belangrijk psychologisch principe is het onderscheid tussen het onderwerp van het gesprek met de gesprekspartner. Subjectieve houding tegenover de tegenstander kan de objectiviteit van de evaluatie van indicatoren beïnvloeden. Constructief gesprek is gebaseerd op de afbakening van gebeurtenissen met standpunten en meningen - met ervaringen.

De concretisering van dergelijke algemene principes voor het voeren van zakelijke gesprekken zijn de regels voor de uitvoering ervan die bijdragen aan de veiligheid en doeltreffendheid van onderhandelingen.

De regel van dubbel belang is dat elk gesprek een dubbel belang heeft: niet alleen de essentie en de inhoud van het gespreksonderwerp, maar ook de samenwerking met een partner. Het onderhouden van een vruchtbare relatie is niet minder belangrijk een taak in het gesprek dan de uitwisseling van informatie.

Experts raden aan om het gesprek zodanig te sturen dat het niet interfereert met de personeelsrelaties met managers. Hiervoor heeft u nodig:

• geen haast maken met conclusies over de motivaties en intenties van de gesprekspartners, op basis van hun eigen aannames;
• luister aandachtig naar je tegenstander en laat zien dat hij begrepen wordt;
• om hun interesse en hun doelen te uiten in plaats van ruzie te maken met het verleden, en gedachten moeten duidelijk en helder worden uitgedrukt;
• bespreek veelbelovende acties.

Nadruk op interesse in een partner wordt ook beschouwd als een belangrijke regel die de taken van beide gesprekspartners ernstig zal vergemakkelijken. Zinnen: "begrijpelijk", "interessant", "aangenaam om te weten", natuurlijk ingevoegd in het gesprek, creëren een ontspannen sfeer en helpen om overeenstemming en wederzijds begrip tot uiting te brengen. Dezelfde taak kan worden opgelost als u zich wendt tot uw gesprekspartner, hem bij naam en patroniem noemt, en ook geen angst en prikkelbaarheid vertoont.

De wens om aanvullende of aanvullende informatie te verduidelijken, zal ook helpen om belangstelling te behouden.

Elk gesprek is een manier om contactpunten te vinden. Om de dialoog succesvol te laten zijn, is het niet aan te raden om ermee te beginnen met tegenstrijdigheden. Meestal beginnen ze met dergelijke onderwerpen, meningen over bijvoorbeeld hetzelfde over het weer. Dit wordt gedaan zodat vanaf het begin een negatief antwoord niet zal worden gehoord en er geen moeite moet worden gedaan om de gesprekspartner te overtuigen. Experts raden altijd aan om een ​​aantal vooraf voorbereide zinnen te hebben, waarvan de antwoorden alleen maar positief zijn.

Voorbereiding op een zakelijk gesprek begint met een belangrijke faseplanning, die bestaat uit het formuleren van de problemen en taken van de vergadering, en het creëren van een plan voor onderhandelingen en methoden voor de uitvoering ervan. Professionals adviseren:

• het beoogde proces van het beoogde gesprek overwegen en afwegen, zijn programma opstellen;
• verzamel alle nodige informatie over een mogelijke gesprekspartner;
• de effectiviteit van hun argumenten testen, nodig om hun overtuigingen en intenties te rechtvaardigen;
• controleer de consistentie van hun definities en gedachten;
• overweeg de opties voor de reactie van de gesprekspartner of de tegenstander op de aangevoerde argumenten.

De benoeming van de tijd en plaats van het toekomstige gesprek hangt af van de positie en installatie van de deelnemers. Het kan op zichzelf, buitenaards of neutraal gebied worden gehouden.Na de operationele training is het noodzakelijk om het verzamelde en voorbereide materiaal te controleren en te bewerken en het definitieve interviewplan naar het definitieve formulier te sturen.

De constructie van een zakelijk gesprek bestaat uit 5 fasen:

• het begin van het gesprek;
• het verstrekken van informatie;
• argumentatie;
• de argumenten van de tegenstander omver werpen;
• goedkeuring van voorstellen.

Elk van deze stappen is gebaseerd op professionele kennis, helderheid, consistentie, waaraan de persoonlijke kwaliteiten van het gesprek zijn toegevoegd, die van groot belang zijn in het gesprek. Construct een plan van gesprek moet gebaseerd zijn op de verschillende mogelijke varianten van de uitkomst. Soms moet je sommige argumenten opnieuw verwoorden.

In de eerste fase - aan het begin van de dialoog - is het belangrijk om contact te leggen met een partner, om een ​​aantrekkelijke omgeving te organiseren, om de gesprekspartner te interesseren en om het initiatief te nemen. Het is raadzaam om speciale technieken te gebruiken die de dialoog beginnen. Deze omvatten:

• methode om spanning te verlichten, wat helpt om nauwe contacten te leggen met een tegenstander;
• een manier om de gesprekspartner aan te haken, zodat u snel het probleem kunt oplossen;
• methode om fantasie te stimuleren, met de opkomst van een groot aantal vragen;
• methoden voor directe toegang tot het probleem.

Het juiste begin van het gesprek wordt beschouwd als een kennis, de exacte formulering van de doelen en doelstellingen, de benoeming van het onderwerp, de communicatie van de regels voor het afwegen van kwesties.

In het stadium van het verstrekken van informatie, zou u de verzoeken en adviezen van de partner, zijn motivaties, argumenten en wensen moeten weten, de geplande informatie meedelen, de positie van de gesprekspartner analyseren.

In de fase van weerlegging van de oordelen van de tegenstander moeten zijn opmerkingen worden geneutraliseerd. Hiervoor is het noodzakelijk om uw argumenten overtuigend te verantwoorden, zonder twijfel, de mogelijkheid van een weerlegging van uw mening niet toe te staan. De logica van negatie bestaat uit het analyseren van dubieuze informatie, het vinden van de ware oorzaak, het selecteren van een concept en methodologie. Dit past een verscheidenheid aan technieken en trucs toe.

In de besluitvormingsfase worden de resultaten van het argument dat de gesprekspartner aanvaard en goedgekeurd samengevat, de negatieve nuances en conclusies weggenomen, het bereikte resultaat vastgesteld en bevestigd, de onderwerpen voor verdere samenwerking voorgesteld. In dit stadium kan er geen onzekerheid zijn, zodat de partner ook niet aan de beslissing begint te twijfelen.

Onafhankelijke soorten zakelijke gesprekken worden gekenmerkt door de volgende classificatie:

• bij het solliciteren naar een baan;
• bij ontslag;
• over het probleem;
• disciplinaire aard.

Het eerste type heeft het type van feitenonderzoek, waarvan de belangrijkste taak is om de zakelijke kwaliteiten van de aanvrager voor de functie vast te stellen en te beoordelen. De manager moet de aanvrager slechts een paar basisvragen stellen met informatie over de persoon: opleidingsniveau, werkervaring, beschikbare vaardigheden en capaciteiten, redenen om een ​​baan te vinden, het niveau van betalingsverzoeken. Soms moet je ook persoonlijke kwaliteiten ophelderen.

Een interview met betrekking tot het vertrek van een werknemer kan van twee soorten zijn: vrijwillige afhandeling of gedwongen. In het eerste geval moet de beheerder de redenen voor het ontslag kennen - dit is te wijten aan aandacht voor het verbeteren van het management van de organisatie. Meestal is het in dergelijke gevallen mogelijk om nuttige informatie te leren die het mogelijk maakt om sommige problemen op te lossen.

Het derde type is een gesprek met een medewerker die gedwongen wordt te vertrekken. In de regel is het erg moeilijk voor het hoofd. Tijdens een dergelijk gesprek moet delicatesse in acht worden genomen, maar tegelijkertijd moet het waar en eerlijk zijn om de beweringen ertegen te formuleren. Er zijn speciale regels en tips voor het voeren van een dergelijk gesprek.

De constructie van argumentatie kan gebaseerd zijn op retorische en speculatieve methoden. Tot retorisch zijn onder meer:

• fundamenteel, bestaande uit een rechtstreeks beroep op een partner;
• tegenspraak op basis van het vinden van meningsverschillen in argumenten;
• methodologie voor het isoleren van conclusies, wat leidt tot de gewenste resultaten door tussentijdse conclusies;
• vergelijkende;
• de wijze van versnippering, gebaseerd op de toewijzing van afzonderlijke delen;
• boemerang-methode;

• boycots;
• veranderende nadruk en het benadrukken van hun interesses;
• deductiemethode op basis van een gefaseerde verandering in de aard van het probleem;
• vragenlijstmethode ingesloten in pre-gestelde vragen;
• methode van expliciete hulp.

Speculatieve methoden kunnen worden overwogen:

• overdrijvingstechniek;
• anekdotisch;
• technologie van het gebruik van autoriteit;
• techniek van twijfel in de persoonlijkheid van de gesprekspartner;
• isolatiemethode, bestaande uit de presentatie van individuele uitdrukkingen in een aangepaste vorm;
• een richtingsconversie op basis van een overgang naar een andere kwestie die geen verband houdt met het geschil;
• repressie, die bestaat in het overdrijven van kleine problemen;
• techniek van waan, waarin verwarrende informatie wordt gerapporteerd;
• Vertraging - het uitstellen van het gesprek;
• beroep op beroep op sympathie;
• verstorende techniek;
• vragen-traps.

Deskundigen raden aan om zakelijke gesprekken op de volgende manier te voeren: om voorstellen te doen of iets te evalueren in een vraag-antwoordformulier, dat het mogelijk maakt om een ​​initiatiefpositie te behouden, geen categorische toon toe te staan, de gesprekspartner aan te moedigen actief te zijn en tegelijkertijd de nodige informatie te ontvangen. Het is bijvoorbeeld gepast en rationeel om zinnen te gebruiken:

• "Wat is uw mening hierover? ";
• "Wat denk je? ...";
• "Heb ik uw standpunt goed begrepen? ";
• "Moeten we niet een andere optie met u controleren?" ";
• "Denkt u dat de situatie nu niet in uw voordeel is? ".

Een zakelijk gesprek draagt ​​bij aan de realisatie van de wens van mensen om de situatie te veranderen of om kwalitatief nieuwe relaties tussen de deelnemers aan de dialoog tot stand te brengen. Dergelijke gesprekken vormen een belangrijk onderdeel van de relatie in het bedrijfsleven en de politiek, en vertegenwoordigen het tot stand brengen van relaties tussen partners die door hun organisaties zijn geautoriseerd om problemen op te lossen. Moet kort spreken.

Zie de volgende video voor meer informatie over bedrijfsregels.