Soorten zakelijke communicatie

Zakelijke communicatie helpt om relaties op te bouwen met collega's, ondergeschikten, partners en klanten. In het communicatieproces wordt niet alleen informatie uitgewisseld, maar ook ervaring en kennis op een bepaald gebied. Zakelijke etiquette doordringt absoluut alle sferen van het leven, er zijn verschillende soorten zakelijke communicatie.

Bedrijfscommunicatie is een belangrijk onderdeel van het menselijk leven. Etiquette in de zakelijke omgeving dient als een soort van ondersteuning. In het bedrijfsleven zijn er verschillende vormen van communicatie. Kies de juiste opties moeten de persoonlijke en psychologische kenmerken van de deelnemers aan de discussie worden gegeven. De volgende vormen van communicatie kunnen worden onderscheiden:

• interview - verbaal contact tussen gesprekspartners, teruggebracht tot een bespreking van belangrijke problemen en taken, verduidelijking van enkele nuances met betrekking tot werk. Deelnemers aan het gesprek in dit geval moeten het recht hebben om verschillende taken uit te voeren en beslissingen te nemen. De status van de gesprekspartners moet gelijk zijn.
• onderhandelingen hebben een meer rigide structuur. In de regel nemen vertegenwoordigers van verschillende bedrijven of afdelingen hieraan deel. Onderhandelingen worden gebruikt om inspanningen te verenigen met partners die geïnteresseerd zijn in het oplossen van een specifieke taak.
• In vergadering Een groep of een grote kring van geïnteresseerde en betrokken personen neemt deel. De bijeenkomst omvat de verzameling, analyse van informatie, het delen van gegevens en besluitvorming op controversiële punten.
• spraak - In dit geval deelt een persoon of een kleine groep de nodige informatie met het publiek. In dit geval is het bericht niet beperkt tot de bespreking van het onderwerp, maar gepresenteerd als informatie. Deze vorm van communicatie vereist leiderschapskwaliteiten van de spreker, het vermogen om in de samenleving te blijven, evenals spreekvaardigheid in het openbaar.
• correspondentie - een indirecte communicatiemethode, speelt een bijzondere rol van correspondentiecommunicatie. Dit type communicatie omvat orders, protocollen, bestellingen, verzoeken, rapporten, officiële brieven, instructies, enzovoort. Correspondentie wordt gebruikt om te communiceren tussen afdelingen of organisaties. U moet specifieke regels volgen bij het afhandelen van correspondentie.

Zakelijke communicatie moet leren. Tegelijkertijd gaan persoonlijke kwaliteiten en de demonstratie van iemands 'ik' naar de achtergrond. Het belangrijkste is het vermogen om rekening te houden met de interesses en wensen van de tegenstander en deze zo te combineren met hun eisen dat beide partijen het gewenste resultaat bereiken.

Zakelijke communicatie bestaat uit verschillende fasen:

• Motievorming. Zonder dit zal het niet mogelijk zijn om effectieve interactie tot stand te brengen.
• Voorbereiding op communicatie - Dit is een plan voor het gesprek, de voorbereiding van argumenten en informatie. Het is ook nodig om een ​​lijst met taken voor te bereiden die tijdens de discussie moeten worden aangepakt.
• Het begin van het gesprek. Het is noodzakelijk om contact te leggen, waarna het noodzakelijk is om een ​​"klimaat van relaties" te creëren dat gunstig is voor gesprekken.
• Probleemstelling - het benadrukken van de reeks problemen, de presentatie van zijn positie en visie op deze taak. Houd er echter rekening mee dat u vooraf abstracts over het gespreksonderwerp moet voorbereiden en klaar moet zijn om de gestelde vragen te beantwoorden.
• Informatie delen - het achterhalen van de positie van de gesprekspartner. Het is belangrijk om contact te houden en vragen te beantwoorden in een toegankelijke officiële taal, en zo nodig professionele terminologie te verliezen.

• Overreding en argumentatie - zijn noodzakelijk bij meningsverschillen en volgen uit de vorige communicatiefase.Het moet worden opgemerkt positieve aspecten van uw visie op de situatie en de oplossing van de controversiële kwestie.
• Een oplossing vinden voor een probleem of probleem - Het einde van de discussie, de uitkomst moet geschikt zijn voor alle deelnemers.
• Contract opstellen - dit betekent dat aan het einde van de bijeenkomst de deelnemers aan de discussie tot een gemeenschappelijke noemer kwamen of de steun van partners inhielden bij het oplossen van verschillende taken. De positieve uitkomst van de discussie wordt afgesloten met een schriftelijke bevestiging.
• Resultaten analyse - Demonstreert of de genomen beslissingen correct waren.
• Besluitvorming - veronderstelt de instemming van alle partijen na de analyse. In dit geval beslissen de deelnemers aan de discussie over verdere samenwerking of beëindiging van contacten.

In de moderne samenleving volgen mensen bewust de regels voor zakelijke communicatie om specifieke doelen te bereiken in een bedrijfsomgeving. In zaken is het niet genoeg om een ​​bepaalde positie in te nemen, het is ook noodzakelijk om de relaties met verschillende mensen te versterken. Van groot belang is het volgende:

• Het vermogen om mensen in zichzelf te hebben en om zichzelf in de maatschappij te houden, zijn belangrijke aspecten van de bedrijfsdialoog. Om dit te doen, moet je in staat zijn om je gedachten duidelijk en helder te formuleren, correct je mening te beargumenteren.
• Analytische gegevens en het vermogen om snelle beslissingen te nemen, staan ​​altijd aan uw kant. Houd er bij het communiceren met partners rekening mee dat alle partijen geïnteresseerd zijn in het snel oplossen van controversiële kwesties.
• Het is belangrijk om rekening te houden met de culturele kenmerken en nationale tradities van de gesprekspartner: ongetwijfeld kunnen bepaalde gewoonten en normen die in een ander land zijn aangenomen onaanvaardbaar of aanstootgevend lijken.

De basisconcepten en normen van de bedrijfsethiek moeten bekend zijn bij elke zichzelf respecterende persoon. Het is noodzakelijk om te begrijpen dat in het bedrijfsleven de communicatie tussen mensen niet is gebaseerd op de wederzijdse waarneming van de gemoedstoestanden van partners, maar op bepaalde normen. Er zijn de volgende soorten zakelijke communicatie (functioneel doel):

• Verbaal en non-verbaal - bestaan ​​uit de noodzaak om de spraak, gezichtsuitdrukkingen, gebaren en houdingen te volgen. Met non-verbale communicatie kan de positie van de armen, benen, blikken, hoofdkanteling en onwillekeurige bewegingen iemands gevoelens en gemoedstoestand veel meer vertellen dan mondelinge spraak. Het is de moeite waard om te leren hoe je gezichtsuitdrukkingen en gebaren kunt beheersen.
• Schriftelijk en mondeling. Voor elke vorm van communicatie zijn er afzonderlijke concepten en normen. De geschreven vorm van communicatie is elk document dat is gecertificeerd door handtekeningen en zegels. Aan de mondelinge - planningsvergaderingen, vergaderingen, onderhandelingen, rapporten en andere vormen van zakelijke communicatie.

• Monologisch en dialogisch - significante taalverschillen hebben. Dialoog is interpersoonlijke communicatie. Een monoloog weerspiegelt één enkel gezichtspunt; Dit type communicatie omvat presentatie of een plechtige toespraak, evenals een rapport of inleidend woord.

• Op afstand en persoonlijk. Voor communicatie op afstand zijn telefoongesprekken, correspondentie per post inbegrepen. Bijzondere aandacht wordt besteed aan het intonatiepatroon van spraak, kortheid van berichten. Het is onmogelijk om gebaren te gebruiken.

Elke stijl heeft zijn eigen kenmerken. Je moet ze kunnen begrijpen.

Stijl classificatie:

• autoritair. Het is gebaseerd op de onbetwistbare autoriteit van het hoofd en de absolute ondergeschiktheid van werknemers. Alle beslissingen worden individueel genomen en worden niet besproken met geïnteresseerde of betrokken personen.
• democratisch - het belangrijkste kenmerk is de gezamenlijke discussie over problemen en de wens voor wederzijds begrip.Bij communicatie met de gesprekspartner worden de aanvraag, aanbevelingen en motivatie gebruikt.
• Conniving of formeel - bepaald door de minimale deelname van het hoofd aan personeelsmanagement, onderhandeling en besluitvorming. Moeilijke zakelijke en riskante beslissingen worden overgedragen aan anderen. De effectiviteit van een dergelijk beheer hangt niet langer af van de leider, maar van het ontwikkelingsniveau van de groep.
• liberaal - een kruising tussen autoritaire en democratische stijlen. Het bespreken van verschillende problemen met partners of collega's wordt tot een minimum beperkt, maar wordt in zeldzame gevallen gebruikt en alleen om de verantwoordelijkheid naar de tegenstander te verplaatsen.
• Officiële zaken - veronderstelt strikte naleving van communicatieve normen, spraakclichés en zakelijke communicatieregels, waar geen plaats is voor manifestatie van individualiteit.
• wetenschappelijk - strikte, beknopte en aanhoudende speech, alleen relevant op het gebied van wetenschap en onderwijs. Het wordt gebruikt in onderzoeks- of onderwijsactiviteiten.

Zakelijke communicatie betreft alle externe aspecten van gedrag en is opgedeeld in verschillende gebieden:

• de deelnemers aan het gesprek hebben gemeenschappelijke doelen en motieven;
• het gesprek vindt plaats in hetzelfde tijdsinterval;
• er is een duidelijke hiërarchie van communicatie tussen alle deelnemers aan de discussie, sociale statussen worden verspreid;
• communicatiedeelnemers houden zich bij het communiceren aan de algemeen aanvaarde regels en voorschriften.

Bedrijfscommunicatie helpt om snel de nodige contacten te leggen en om de steun van betrouwbare klanten te krijgen. Het helpt om wederzijds begrip te bereiken.

Er zijn 4 functies voor zakelijke communicatie, die de belangrijkste zijn:

• Informatieve communicatie - omvat het verzamelen en verstrekken van specifieke informatie, evenals de uitwisseling van kennis en ervaring.
• interactieve - vanwege het proces van interactie tussen mensen. Het wordt gebruikt in het proces van interactie (gedrag, activiteiten en beslissingen van partners).
• perceptuele - is om de andere persoon te begrijpen. Het tot stand brengen of verzwakken van contact gebeurt op basis van wederzijds begrip.
• Regulatory communicatief - kunt u het gedrag van deelnemers aan de discussie aanpassen. Om dit te doen, is het noodzakelijk om speciale technieken perfect te beheersen: in staat zijn te overtuigen, compromissen te sluiten en concessies te doen.

Bovendien moet u rekening houden met de speciale regels bij het omgaan met zakenmensen. Alle berichten, berichten en informatie moeten voldoen aan drie basisprincipes:

• per inhoudsgerichtheid - berichten en informatie moeten duidelijk en beknopt zijn;
• expressief gedeelte - verwijst naar de emotionele component;
• Het motief is gericht op de gedachten en gevoelens van de gesprekspartner.

Bij het communiceren van een persoon let op de spraak en stem van de gesprekspartner. Het wordt geëvalueerd op bepaalde indicatoren:

• woordenschat - de afwezigheid van woorden - parasieten en competente, expressieve spraak maken het mogelijk om met vertrouwen te verklaren dat een persoon geschoold en cultureel is.
• Verstandige spraak en de juiste uitspraak van woorden is de sleutel tot het succes van elke persoon.
• intonatie - kunt u de nodige accenten plaatsen.
• Spreekuur - langzame spraak zal melancholie veroorzaken, en snel zal niet toelaten om zich te concentreren op de verstrekte informatie.
• Discussie over de positieve en negatieve kwaliteiten van concurrenten. Probeer dergelijke onderwerpen uiterst tactvol en zorgvuldig te behandelen. Dit is een soort onschadelijke manipulatie, die zal helpen om de gesprekspartner te beminnen.
• De combinatie van lange en korte zinnen. Deze techniek zal de aandacht van de gesprekspartner houden.

Om respect bij collega's en partners te bereiken, moet u een aantal van de nuances in overweging nemen:

• Discussie over de positieve en negatieve kwaliteiten van concurrenten. Probeer dergelijke onderwerpen uiterst tactvol en zorgvuldig te behandelen. Dit is een soort onschadelijke manipulatie, die zal helpen om de gesprekspartner te beminnen.
• De combinatie van lange en korte zinnen. Deze techniek zal de aandacht van de gesprekspartner houden.
• In zakelijke omgeving toon geen persoonlijke voorkeuren en emoties bij het oplossen van verschillende problemen. De hoofdrol wordt gespeeld door de belangen van het bedrijf dat u vertegenwoordigt en de belangen van de gesprekspartner. Je moet niet overschakelen op verhoogde tonen of een verbale schermutseling beginnen: elke weergave van emoties zal je reputatie en imago negatief beïnvloeden.
• Meng werk en privé niet. Relaties met collega's mogen de oplossing van de problemen van het bedrijf niet beïnvloeden. Als je geen warme relatie met een persoon kunt opbouwen, betekent dit niet dat je zijn mening en advies moet negeren bij het oplossen van veelvoorkomende problemen. Het vermogen om persoonlijke relaties te scheiden van zaken helpt om zich te concentreren op de gewenste taken en geschillen op te lossen.

• Bereid je voor op de discussie: informeer naar de gesprekspartner en selecteer de juiste communicatietechnieken.
• Wees punctueel - Neem geen tijd van zakenpartners.
• Mogelijkheid om naar de gesprekspartner te luisteren - uw onbetwistbare voordeel. Zonder het vermogen om met klanten te communiceren, om hun behoeften en verlangens te begrijpen, is het onmogelijk om te slagen.
• Vriendelijke houding ten opzichte van alle gesprekspartners. Zelfs een oneerlijke partner kan niet worden genegeerd. Vergeet de afkeer en probeer de andere persoon gunstig en welwillend te behandelen. Onthoud dat het bespreken van uw relaties met andere mensen in een zakelijke omgeving niet de moeite waard is. Relaties, persoonlijk leven mogen met niemand worden besproken.
• Het vermogen om je te concentreren op het belangrijkste. Probeer erachter te komen wat je partner wil. Bekijk zijn interesses, probeer het probleem op te lossen en kom tot een gemeenschappelijke noemer, zonder uw wensen te verliezen.
• Vermogen om eerlijk te zijn. Als de informatie onnauwkeurig en vervormd is, kan deze op elk ongelegen moment duidelijk worden en uw reputatie beïnvloeden.
• Vergeet de regels van goede toon niet. Neem altijd contact op met de persoon op naam, glimlach en probeer complimenten te maken, maar vermijd vleierij.

In de volgende video wacht je op de belangrijkste zakelijke communicatievaardigheden.