Zakelijke etiquette

Dienstcorrespondentie is een heel speciaal genre dat je moet beheersen als je de carrièreladder wilt beklimmen. Goede zakelijke schrijfvaardigheden zullen u trouw dienen: zij zullen helpen bij het communiceren met ondergeschikten, oversten en partners, en zullen uw opleiding en vooruitzichten benadrukken. Communicatiestijl moet terughoudend en gericht zijn, zonder af te wijken van het gegeven onderwerp.

Elke communicatie: zowel persoonlijk als schriftelijk is interactie met mensen om informatie uit te wisselen, een indruk te maken, tot een overeenkomst te komen. Niets menselijks is vreemd aan ons, we laten soms emoties de vrije loop, maar in de zakelijke sfeer moet er geen plaats zijn voor de snelle manifestatie van onze gevoelens, karaktereigenschappen en temperament.

Een belangrijk kenmerk van zakelijke communicatie is dat deze niet halverwege de zin kan worden onderbroken. Voor elke ontvangen brief moet je een reactie schrijven, ook als je het niet wilt. Als u een oproep hebt ontvangen en u had geen tijd om de telefoon op te nemen, moet u terugbellen. Natuurlijk is communicatie met sommige mensen onaangenaam. Daarom betekent de lijst met verplichte kwaliteiten van een manager stresstolerantie.

Een zakelijke bijeenkomst, een telefoongesprek of zakelijke correspondentie per e-mail heeft zeker een bepaald doel. Dientengevolge moeten de partijen tot conclusies komen, het project bespreken, overeenstemming bereiken over een strategisch partnerschap, enzovoort.

Schriftelijk zijn er misschien meer beperkingen en conventies dan orale. Rechtstreeks communiceren met de gesprekspartner, in persoon, we kunnen de intonatie richten op een bepaald feit, iets verduidelijken, als de gesprekspartner ons niet begreep. Als er een spraakfout is gemaakt, kunnen we deze meteen oplossen. Maar in de officiële brief moeten we heel duidelijk en nauwkeurig zijn, zodat de woorden geen dubbele interpretatie impliceren.

Ze zeiden altijd: "Papier kan alles verdragen", wat inhoudt dat je zelfs onbetrouwbare feiten kunt schrijven. Wij zijn van mening dat U moet zakelijke correspondentie zo eerlijk mogelijk uitvoeren. Trouwens, nu worden papieren letters steeds minder. Kortom, ze zijn verzonden contracten en andere documenten. In dit geval wordt briefhoofd gebruikt als bewijs van de hoge status van de organisatie.

Tegenwoordig vindt zakelijke correspondentie in de meeste gevallen plaats in de virtuele ruimte en heeft het zijn eigen bijzonderheden. Wanneer een dialoog net begint, is het gebruikelijk om een ​​groet op etiquette te schrijven, bijvoorbeeld: "Hallo, beste Oleg Sergeevich! ". En op het daaropvolgende adres tijdens de werkdag kan de begroeting worden verlaagd.

Schriftelijke communicatie, inclusief e-mail, vereist naleving van taalstandaarden en een onberispelijke geletterdheid. De correspondentie zal immers uw ruimtes vóór de opgeleide gesprekspartner openen. Daarom raden we je aan om geschreven te controleren met behulp van speciale diensten, als je niet helemaal zeker bent van je eigen kennis.

We vermelden de algemene regels die vereist zijn door de ethiek van elektronische communicatie. Ze zijn vrij eenvoudig, maar velen, helaas, negeren ze:

• het begin van elke zin is geschreven met een hoofdletter;
• aan het einde van de frase wordt een punt geplaatst zodat de betekenis van het lezen duidelijk is;
• het is handig om een ​​opsommingsteken of genummerde lijst te gebruiken om het probleem op te lossen en oplossingen voor te stellen;
• voor de duidelijkheid is het goed om tabellen, grafieken en diagrammen te gebruiken;
• Probeer niet om een ​​speciaal intelligente, goed opgeleide gesprekspartner te zijn, maak eenvoudige gedachten niet ingewikkeld met buitensporige participatie en onpartijdige beurten;
• hoe eenvoudiger je je gedachten uitdrukt, hoe beter;
• Hoewel cultuur in het dagelijks taalgebruik jargon moet vermijden, worden in een zakelijke omgeving professioneel jargon en lenen van het Engels nu als een goede vorm beschouwd (maar overdrijf het niet!).

De volgende soorten berichten worden onderscheiden:

• promotie-aanbiedingen;
• dank u;
• ondersteunen;
• garantie;
• herinneringen;
• preventie;
• aanbiedingen van samenwerking.

Naast algemene regels, is het belangrijk om enkele details van zakelijk schrijven te kennen. We presenteren de regels die in de meeste gevallen geschikt zijn.

Het begin van een e-mail wordt een header genoemd. Het is het logo van de organisatie. Het is altijd handig om een ​​sjabloon met dit logo bij de hand te hebben (dat wil zeggen, op het bureaublad van uw computer).

In tegenstelling tot offline communicatie zijn moderne regels niet verplicht om de geadresseerde te verwelkomen, en je kunt hem onmiddellijk bij naam en patroniem noemen, de essentie van de zaak noemen. Velen blijven echter aan het begin van het bericht schrijven: "Goedemorgen! "" Hallo! "" Goedenavond! "Of" Groeten. " En er is ook geen afwijking van de norm.

Vereisten voor het grootste deel van de brief suggereren dat dit de betekenis van de correspondentie is. De indeling van de tekst in paragrafen wordt beschouwd als een goede vorm, een teken van aandachtige houding ten opzichte van de gesprekspartner. In elke alinea wordt een of ander aspect van het onderwerp genoemd en bekendgemaakt. Naast het identificeren van het probleem, is het gebruikelijk om manieren voor te stellen om het op te lossen. Dus om te zeggen, om een ​​bedrijfsidee in miniatuur te onthullen.

In het laatste deel van het bericht kunnen zowel formele als meer persoonlijke gevoelens worden uitgedrukt. De formulering "Regards ...", "Groeten ..." ("vriendelijke groeten" in het Engels) of een meer emotionele wens "Een mooie dag verder! ".

In een persoonlijke handtekening moet u de achternaam en voornaam opgeven (en in sommige cirkels ook de middelste naam). Er moeten ook telefoonnummers zijn die u kunt bereiken: mobiel en kantoorstad. Onlangs is een elektronische handtekening met een bedrijfslogo in zwang geraakt.

Een extra link naar het elektronische portaal van de organisatie dient als aanvullende reclame en kan in de toekomst het verkeer van deze site vergroten.

De meeste kantoormedewerkers hebben een zeer uitgebreid brievenarchief in een elektronische mailbox. Om te voorkomen dat de interviewer verwarrend raakt in een lange correspondentie, is het aan te bevelen een brief in de vorm van een antwoord te sturen. Wanneer u op de overeenkomstige plaat aan het begin van de onderwerpregel klikt, verschijnt de Engelse afkorting "Re ...". Dit is erg handig, omdat de geadresseerde onmiddellijk de loop van de correspondentie zal onthouden.

U kunt de volledige geschiedenis van virtuele communicatie opslaan met de gesprekspartner en u kunt alleen de laatste of belangrijkste aanhalingstekens achterlaten. Moderne zakelijke etiquette vereist een vrij snel antwoord op brieven. Per slot van rekening brengen we achter de werkende computer een aanzienlijk deel van onze dag door. Bovendien kan e-mail worden gecontroleerd vanaf mobiele apparaten.

Als het bericht van speciaal belang en urgentie is, is het toegestaan ​​om sms te schrijven of een telefoongesprek te voeren om u aan de brief te herinneren.

In de creatieve gemeenschap wordt het gebruik van stempels niet geaccepteerd en bovendien belachelijk gemaakt en veroordeeld. Maar in zakelijke correspondentie helpen stempels standaardsituaties te weerspiegelen.

Het is handig om een ​​virtueel spaarvarken van stabiele uitdrukkingen en zinsdelen te krijgen. Gestructureerde communicatie, kantoorwerk en de oplossing van formele problemen worden immers op deze clichés gebouwd. Medeleven wordt bijvoorbeeld uitgedrukt door de omzet "Helaas moeten we u informeren ...". Het gevoel van waardering komt tot uiting in deze taakformule: "Bedankt voor uw onschatbare bijdrage ...". En tot slot, vreugde: "We zijn trots om u te informeren dat ...". Maar de laatste zin: "We rekenen op een verdere vruchtbare samenwerking" spreekt de hoop uit voor verdere zakelijke contacten.

We hadden het dus over de etiquette van zakelijke correspondentie. Deze regels zijn nodig om de communicatie zo comfortabel en vruchtbaar mogelijk te maken. Gebruik ze, en u zult zien dat uw zaken in de dienst soepel verliepen!

Zie de volgende video voor meer informatie over de regels voor zakelijke correspondentie, inclusief e-mail.